בריאן טרייסי הוא מומחה אמריקאי ידוע לניהול אפקטיבי ופסיכולוגיה של ההצלחה. היות ולא ניתן להצליח במשימה כלשהי ללא שיתוף פעולה עם אנשים אחרים, הוא חקר היטב את עניין העברת הסמכויות. הוא גם ניסח 7 כללים להצלחת התהליך הזה.
רמת המשימה צריכה להתאים לרמת ההכשרה של המבצע
כשמדובר במיומנויות פשוטות, קל מאוד להעריך את הניסיון והידע של הבן אדם בתחום. אבל כשמדובר בניסיון ראשון שלכם עם הבן אדם הזה וגם בתחום חדש, המשימה כבר לא פשוטה כל כך. טרייסי לא ממליץ להטיל משימה כלשהי על בן אדם שהידע והכישורים שלו לא מבטיחים מילוי של 70% לפחות מהמשימה.
המוטיבציה ויכולת הלמידה יאפשרו לו להשלים את החסר, אבל עד גבול מסוים. אם סביר להניח שהמשימה הזאת קשה מדי לבן אדם, העברת הסמכויות כנראה תגמר בעגמת נפש של שני הצדדים, ולא משנה כמה מוטיבציה הייתה למבצע.
העבירו סמכויות בהדרגה
כשמדובר במשימה מורכבת, אל תטילו אותה על מישהו אחר בבת אחת. כמובן, כשמדובר במשימות קלות, הכלל הזה לא רלוונטי, אבל אם מדובר במשימה שכוללת מספר שלבי עבודה, תעבירו לבן אדם אחר בשלב ראשון רק חלק מהדברים ולא את המשימה כולה. תישארו בתמונה בשלבי מפתח, גם אם אתם די בטוחים שהבן אדם יצליח להשלים את כל השלבים.
הטילו את מלוא האחריות
לא משנה על איזה חלק מהמשימה בן אדם אחר אחראי, חשוב שהוא יידע שהוא נושא במלוא האחריות על החלק שלו. בן אדם שמרגיש אחראי על תוצאות המשימה גם משקיע בה הרבה יותר מאשר בן אדם שמרגיש שהוא אחראי רק על הדיווח, ותמיד יימצא מישהו בכיר יותר שיצטרך לשאת באחריות על התוצאות.
ההמלצה של טרייסי למנהלים היא גם להטיל לכל עובד, ולא משנה באיזה תפקיד הוא עובד, לפחות משימה אחת שעליה העובד הזה יהיה אחראי מהתחלה ועד הסוף. כל עובד צריך לדעת שיש לפחות סוג אחד של עבודה שאין מישהו אחר שיעשה אותה במקומו.
הבהירו את הציפיות שלכם
כשאתם מעבירים למישהו סמכויות, תסבירו לו היטב אילו תוצאות אתם מצפים לקבל ומתי. גם אם לכם התוצאות העתידיות ברורות לחלוטין, תוודאו שגם העוזר שלכם חושב כמוכם ומצפה להגיע לאותן תוצאות בדיוק. עוזרים שלא יודעים למה מצפים מהם לא מסוגלים להיות עוזרים טובים מתוך הגדרה.
עודדו שיח ודיונים
הטלת סמכות על מישהו אינה פירושה הסתלקות המנהל מהזירה. המנהל צריך להיות זמין לעובד שלו לדיונים והבהרות.
העריכו נכון את המשאבים
כשאתם מעבירים למישהו אחר סמכויות כלשהן תקפידו לתת לו גם את המשאבים הנחוצים. בן אדם שלא קיבל זמן וכסף לביצוע המשימה לא יכול לעשות אותה, גם אם הוא ישתדל מאוד.
טעות נפוצה של המנהלים היא להטיל על עובדים שרוצים להתקדם משימות נוספות, בלי לוודא שלעובד הזה יש משאבים נחוצים או לפחות מספיק זמן פנוי לביצוע המשימה.
עזבו את המבצע בשקט!
אל תיקחו את הסמכויות שהעברתם בחזרה. אתם יכולים לסייע, לעזור ולהמליץ, אבל אל תתפתו לקחת הכול בחזרה ולסיים כביכול מהר יותר מהמבצע החדש. בסופו של דבר אתם תמצאו את עצמכם עושים הכול אולי נכון, אבל עושים הכול בעצמכם ללא עזרה של אף אחד.