מדריך לעסקים: 12 כללי הזהב לניהול עסק נכון

כשהמדובר הוא בעסק, שאדם עושה השתדלות לצרכי פרנסתו, על אחת כמה וכמה שצריך אמונה, כיוון שהנסיונות קשים יותר, והסכומים המונחים על הכף הם יותר משמעותיים, ואין מקום לטעות. אמנם, "מזונותיו של אדם קצובים לו", אך עם התנהלות כושלת, אדם יכול להפסיד יותר ממה שנגזר עליו בבחינת מאבד ממונו לדעת.

ברשימה קצרה זו, ברצוני לשתף אתכם, במספר טעויות וכשלים שכיחים שאני מזהה אצל חלק מלקוחותיי לאורך השנים והמלצתי החמה היא לזהות את הבעיה מבעוד מועד ולא להגיע לפינות האלה, הדברים אמורים למגוון רחב של עסקים אך לא בהכרח לכל סוגי הועסקים, הכל לגופו של עניין ולפי סוג העסק, כל אחד יקח מה שרלוונטי אליו.

לפניכם רשימה חלקית ומתומצתת.

1. אסטרטגיה של הצעת מחירים נמוכים ובמיוחד ע"י נותני שירות ללקוחות קבועים - ריטיינר: מי ש"נותן" מחיר נמוך ללקוח בשביל למשוך אותו אליו, יהיה לו מאד קשה להעלות את המחיר לאחר מכן. אל תתן מחיר שאתה לא יכול לחיות איתו. אפשר להציע הנחה של "פגישה ראשונה חינם" "חודש ראשון חינם", "פתיחת תיק חינם" אך לא מעבר.

2. אל תרגיל לקוחות לאשראי לא מוגבל: עשית עבודה? מכרת סחורה? אל תרגיל לקוח ש"אפשר למשוך אותך", תעבוד לפי מה שמקובל בענף ותהיה אסרטיבי לקבל את התשלום במועדו, אתה עובד בשביל להתפרנס ולא גמ"ח. מוסר התשלומים בשוק הישראלי הוא קשה עד קשה מאד, כולם בוכים ובוכים, לעובדים ולספקים, במטרה להנמיך ציפיות. כדאי לקחת תמיד מראש חלק מהתמורה "על החשבון" או להבטיח מנוף לחץ על הלקוח בכדי שישלם.

3. לוקח כל עבודה: לא אומרים "לא" לפרנסה, אך לא תמיד אומרים "כן".

• אם הלקוח נראה לא אמין, לא עקבי או בעייתי במיוחד, אל תתפתה.

• אם לקוח עוזב נותן שירות כדי לעבור אליך מעצמו והסיבה לא נשמעת משכנעת במיוחד, פשוט אמור "לא".

• אם אתה לא יודע לכמת את העבודה הניצבת בפניך מחוסר ניסיון בתחום הספציפי או מחוסר אפשרות לצפות מראש, תעבוד עם הלקוח על צורת תמחור שתבטיח לך לפחות החזר מלא על המשאבים שאתה משקיע בתוספת רווח מינימלי (שעות עבודה, חומרים משכורות,.). לא לזרוק מחירים סתם..

4. שכר עבודה ללא תכנון וניהול: רבים מתפתים להעסיק כח עבודה שלא בהתאם לצרכיהם מחוסר תכנון או לצורך נוחות. צריך לדעת כי שכר עבודה הוא כמו שיק פתוח ואם המנהל, לא "מנהל" אותו נכון ולא מתאים אותו לצרכיו הוא עלול למצוא את עצמו לוקח הלוואות בשביל לשלם משכורות ולא מביא כלום הביתה.

5. התעריף לשעת עבודה לא משקף את העלות האמיתית: נקודה חשובה נוספת לגבי שכר עבודה, יש להפנים כי התעריף לשעה אינו סוף פסוק בנוגע למשכורת, כשמכינים תקציב של משכורות לעסק - ואוי לעסק שמתנהל ללא בקרה תקציבית, יש להוסיף 12% על שכר יסוד בגין פנסיה, בין 3.5% עד 11% ביטוח לאומי חלק מעסיק – תלוי בגובה המשכורת, בנוסף יש להוסיף ימי חופשה והבראה בהתאם לזכאות – ותק ומספר ימי עבודה בשבוע, אותם יש לחלק לחודשי השנה, כל זה אינו כולל שעות נוספות וימי מחלה.

אם היקפי ההעסקה אצלך משתנים מעת לעת, או אם אתה מעסיק בחלקיות משרה, או שאתה צריך שיתנו כמה שיותר שעות עבודה, אל תעבוד לפי משכורת חודשית אלא לפי שעות, זה יותר נכון מבחינת הנוכחות של העובדים, זה אמין יותר בעיניהם - תעריף לשעה כפול מספר שעות עבודה, ובעיקר זה יעלה לך פחות כי תשלם רק על מה שעבדו.

6. חוסר נוכחות בעסק: אמרו חז"ל (מסכת בבא מציעא כט,ב) "וא"ר יוחנן מי שהניח לו אביו מעות הרבה ורוצה לאבדן ילבש בגדי פשתן וישתמש בכלי זכוכית וישכור פועלים ואל ישב עמהן" הדברים מדברים בעד עצמם. צריך לדעת שעובד מסור וחרוץ ככל שיהיה זקוק לעידוד ודרבון והכוונה, אחרת, הוא יתעסק בזוטות בשביל להוכיח לעצמו ולמעסיק שהוא עובד או שפשוט יאבד כיוון ויעשה טעויות. ניהול כח אדם אופטימלי, צריך להניב בשורה התחתונה, מכל עובד את המקסימום האפשרי לתועלת העסק, ובראש ובראשונה להבטיח את יעילות ו"זרימת" התפעול של העסק. אין הכוונה לנצל את העובד אלא להשתמש בו בצורה "יעילה".

למי שיש רשת של חנויות, ומטבע הדברים אינו יכול להגיע לכל חנות בכל יום, צריך לנקוט במספר פעולות מפצות. ראשית, אפשר לצפות דרך המצלמות בחנות, אם היא מסודרת, יש סחורה במדפים, איך מתנהלים העובדים, לבצע שיחות יזומות עם האחראי משמרת / מנהל. לשמוע מהו אומר, לדרבן אותו, להפעיל אותו. חשוב מאד להגיע פיזית לחנות מדי תקופה לראות מה קורה. האמינו לי ביום שתגיעו לחנות, אם תתנהלו נכון, אותו יום תהיה קפיצה במכירות וגם אחר כך.

7. כל היום בבנק: במידה והעסק נקלע למשבר, נמצאים כל הזמן "על הקשקש" וכתוצאה מכך המנהל מסתובב כל היום בין הבנקים לקושש אשראי, הרי שהספינה ללא קברניט ואין מי שמחזיק בהגה, העסק נע מכח האינרציה, ילך וידעך והמצב לא ישתפר. במקרה כזה, חייבים קודם כל להבטיח את הפעילות השוטפת של העסק, את הניהול, להביא עבודה, קשרי לקוחות, לנהל עובדים, גביה, לתכנן מהלכים, מישהו צריך לעשות את זה וזה לא יקרה לבד. זה הזמן לבקש עזרה, להאציל סמכויות, להכניס שותף או משקיע או פשוט יותר לנהל את החשבון במקום שהוא ינהל אותך. כוונתי היא להקצות שלושה ימים בחודש להתעסקות עם החשבון ולא יותר. יום אחד ויחיד בחודש שבו יצאו שיקים לספקים - עדיף בסוף החודש ויום אחד לרשויות ולמשכורות – בין התשיעי לחמישה עשר לחודש וכן יום אחד להלוואות. במידה ואתה יודע שהספק מכניס את ההמחאה שלך לניכיונות ואין לך כרגע כיסוי, אז תבקש מהספק להחליף לתאריך רחוק יותר ותחזיר לו את ההפרש – בכפוף להיתר עסקה כמובן, לספק אין מה להפסיד, ובמידה ואתה לא מסוגל לבקש זאת בעצמך, תבקש מגורם שלישי שיעשה זאת בתור יועץ או מכר, זה נשמע יותר אמין. לגבי הרשויות, ניתן לעשות הסדרים, ובכל מקרה יש לתת עדיפות למע"מ.

• לא תעשה: בשום אופן אין להחליף שיקים עם עסקים אחרים – הכוונה היא לעסקה מלאכותית שבמסגרתה מקבלים שיקים דחויים מעסקים אחרים ומכניסים לניכיון – מקבלים עליהם הלוואה מהגורם המנכה ונותנים תמורתם שקים דחויים לצד השני לביצוע ניכיונות. תדע לך, כי מי שמוכן לעשות את הפינג פונג הזה איתך, נמצא מן הסתם בקשיים תזרימיים עצומים, ואם הוא "נופל", אזי משלמים "פעמיים". משלמים את השיקים שנתתם וגם צריך להחזיר לבנק את ההלואה שניתנה על סמך השיקים של הלקוח שחזרו.

8. אשליית המזומנים: לעתים העסק עושה "קופות יפות" בימי שיא של העונה או כשנכנסת עבודה רווחית במיוחד וערימת המזומנים במגירה הולכת ותופחת. מראה משובב נפש זה גורם למנהל תחושה ענוגה של רווחיות ועשירות. והוא אץ ורץ לקנות סלולרי חדש או להחליף את הרכב. יש לנקוט במשנה זהירות לגבי כל הוצאה לא מתוכננת, יש לחשוב על המחר, לעתים אחרי הכנסה לא צפויה באה הוצאה לא צפויה – הקב"ה מקדים תרופה למכה. בקיצור, זהירות.

9. תלות אסטרטגית: אם מצבת הלקוחות של העסק, היא לקוח אחד גדול ועוד כמה קטנים, הרי שהעסק נמצא בבעיה של תלות אסטרטגית, כל משבר עם לקוח זה, עזיבה שלו או "נפילה" של הלקוח יכולה להעמיד את כל העסק בסכנה קיומית. חייבים לשאוף לגיוון בלקוחות ולצמצם את התלות עד כמה שניתן. כשם שאין עומדים על רגל אחת, כך אין מסתמכים על לקוח אחד, גדול ככל שיהיה.

10. טיפול לא נכון במשבר: לעיתים מגיע משבר אמיתי לעסק במונחים של סכנה קיומית. סכסוך בין שותפים – אני מאמין שלא כדאי אף פעם להתנהל בשותפות למעט מקרים חריגים, פתיחת עסק מתחרה, משבר בענף, שריפה , גניבה, מעילה ושאר מרעין בישין רחמנא ליצלן. במקרים כאלו חשוב לא לנקוט בצעדים פזיזים, להיוועץ בגורם מתאים כי "תשועה ברוב יועץ". אם משערים כי ניתן להשאיר את הראש מעל המים עד יעבור זעם, אז כדאי לחרוק שיניים ולהמשיך, אם לא אז אין טעם למשוך.

11. ענף בקריסה: במידה ומזהים כי הענף עליו יושב העסק אינו מתפתח בכיוון טוב לדוגמא ענף המחשבים השולחניים וחלקי החילוף שלהם שהתרסק בשנים האחרונות, אין ללכת עם ראש בקיר אלא לשנות פוזיציה ולעבור לתמהיל מוצרים אחר.

12. א.ב.ג.ד: אמונה – ברכה, גזל – דלות. עסק המתנהל באמונה, ביושר ובהגינות גורר ברכה והצלחה וכן להיפך. צריך הרבה תפילה כדי להצליח וטוב עין הוא יבורך.

    לתגובות והערות blanjac@gmail.com