אם גם אתם לפעמים מרגישים שהיומן שלכם מאוכלס במפלצות קטנות עם שיניים חדות שרודפות אחריכם בלי הרף, כנראה שצמד המילים "עומס יתר" מוכר לכם היטב. המשימות מתרבות, מועתקות מיום ליום, חלקן מאבדות מחשיבותן כי כבר אין טעם לבצע אותן, ואתם מתלוננים שאין לכם זמן וכוח לכל העומס הזה. לפעמים בהתקף מיואש מעט אתם רצים לתקתק את העניינים, אך מהר מאוד קורסים, ושוב מביטים בתסכול ברשימות ארוכות שביומנכם... כל זה מעיד על דבר אחד: אתם נמצאים בגרעון. בדרך כל המרכיב העיקרי שחסר הוא האנרגיה הפנימית, אך כלפי חוץ לרוב נראה שחסר לכם זמן. בכל מקרה התסמינים הם אותם תסמינים: תסכול, כעס, יאוש ותחושה של מרוץ בלתי פוסק ללא אור בקצה המנהרה.
כמו בכל מקרה של גרעון גם כאן מתחילים במינוי ועדת חקירה. היות וחוץ מכם אף אחד אחר לא יעשה שום דבר כדי לשפר את חייכם, אתם תעמדו בראש הוועדה הזאת. המטרה הראשונה של הוועדה היא בעצם להבין עד כמה הגרעון חמור? לכן בשלב הראשון, עוד לפני שמנסים לצאת מהבור של "חובות היומן", אנחנו מתחילים לעקוב ולרשום. בשלב הראשון רושמים כל מה שאנחנו עושים במהלך היום בציון שעת התחלה ושעת סיום.
כל דבר שנמשך מעבר ל-3-5 דקות חייב רישום. בשלב הבא מומלץ מאוד לסמן את הנושאים החשובים וליצור אפילו טבלה נפרדת שתאפשר לעקוב, כמה זמן הצלחתם להקדיש כל יום למשימות החשובות באמת. שבוע של רישום כזה מאפשר להבין טוב יותר את המצב האמיתי ולענות על השאלה העיקרית: האם באמת חסר לנו זמן או שהוא פשוט בורח לנו בין האצבעות?
המקרים של מחסור אמיתי בזמן הם נדירים הרבה יותר ממה שנראה לנו. אך אם באמת רוב מפת היום סומנה כ"משימות חשובות" ולא נראו בכלל חורים בזמן, כלומר שעות שבוזבזו לשווא, אין יותר מדי אופציות לתיקון המצב. במקרה הזה בן אדם יכול או לצמצם את מספר המשימות שעליו לעשות, או להעביר את האחריות עליהן לגורם שלישי. הרי עוד לא נמצאה דרך להגדיל את מספר השעות ביממה...
אך ברוב המקרים נראה דווקא שהמשימות החשובות תופסות חלק זניח מהיום שלנו ורוב הזמן מתבזבז על דברים קטנים ולא חשובים. אך אל תמהרו להסיק מסקנות ולתכנן את היום בקפדנות יתרה. למה? כי זה פשוט לא יעזור. הניסיון לדחוס הרבה משימות חשובות ביום אחד נראה טוב על הנייר בלבד.
בחיים האמיתיים הוא "משום מה" אף פעם לא מצליח, ובערב אתם מוצאים את עצמכם שוב עם רשימה ארוכה של דברים שרציתם, אבל בסופו של דבר לא עשיתם. וכידוע לנו, אין דבר יותר מתיש מלהרגיש שאתם פשוט לא מצליחים להתמודד עם החיים שלכם.
אז הצעד הראשון במלחמה עם התסכול הזה הוא תכנון נכון. וכמו שאמרנו, לדחוס משימות זה הדבר הכי לא נכון שאנחנו יכולים לעשות. כללי תכנון נכון דווקא פשוטים למדי ודומים מאוד לכללי תכנון תקציב. ראשית, בעזרת דף המעקב שלנו בודקים כמה זמן בפועל לוקחת כל משימה. אין טעם להקדיש להכנת הדו"ח שעה אם עד עכשיו בפועל זה לקח לכם שעתיים לפחות. שנית, מוסיפים לתקציב השעות של אותה משימה עוד 20%, בדיוק כמו בתכנון תקציב השיפוצים.
למה? כי תמיד, אבל תמיד מישהו יתקשר באמצע, אתם תרגישו צמאים, במסדרון תפגשו מישהו שמזמן רציתם לשאול אותו משהו, וכו' וכו'. 20% נוספים האלה הם לא מותרות, זה "מס" לכל הדברים הקטנים האלה שמלווים את חיינו. בשלב האחרון אנחנו בודקים שכל המשימות לא תופסות יותר מ-70% של הזמן באותה קבוצה (למשל, עבודה, בית, סידורים וכו', בהתאם ללו"ז שלכם לאותו יום). ומה עם 30% הנותרים? בדיוק כמו עם מיסים: עדיף לשלם אותם מראש מאשר לגלות אותם כהפתעה לא נעימה בתיבת הדואר. והם הרי בכל מקרה יגיעו.
על פניו נראה כי אנחנו רק לוקחים את המשימות הבלתי נגמרות שלנו ו"מורחים" אותם עוד יותר. האם זה יעזור לנו להספיק יותר? אך כמו שאמרנו בהתחלה, לרוב הבעיה היא לא המחסור בזמן, אלא המחסור באנרגיה פנימית. הייאוש מהעומס מתיש אותנו יותר מכל דבר אחר. החשבון כאן פשוט מאוד: אם אנחנו רושמים ביומן 3 משימות ומבצעים את שלושתן, אנחנו מרגישים הרבה יותר טוב וקמים יום למחרת עם הרבה יותר אנרגיה לשלוש (ואולי אפילו ארבע?) משימות חדשות מאשר ביום שבו אנחנו בקושי רב מצליחים לסיים 3 משימות מתוך 10 שהיו רשומות לנו. 7 שורות של משימות שלא הצלחנו למחוק פוגעות בביטחון העצמי שלנו ואף מסוגלות לגרום לדיכאון של ממש אם מדובר במצב מתמשך.
דבר נוסף שמתיש אותנו הוא תחושה של ריבוי משימות קטנות ולא נעימות. לכולנו יש רשימה שחורה של שיחות טלפון לא נעימות שעלינו לעשות, מכתבים קשים שעלינו לכתוב וכו'. אנחנו נוטים לדחות את המשימות הקשות הללו מיום ליום, ובסופו של דבר ימים שלמים מסתובבים בתחושה של עול כבד.
ההמלצה הנפוצה והטובה ביותר היא לבצע כל יום משימה אחת בלבד מתוך הרשימה השחורה הזאת. משימה אחת, במיוחד כשהיא נעשית בתחילת היום, לא נראית מפחידה כל כך, אבל משפרת את ההרגשה בצורה מדהימה. מה גם שרוב האנשים מספרים שאף שהיו סבורים כי הרשימה הזאת תתפוס מספר כרכים עבים, הם גילו להפתעתם כי תוך שבועיים הם נפטרו מרוב הדברים שהעיקו עליהם במשך חודשים.
ודבר אחרון שעלינו לעשות כעזרה ראשונה בהתמודדות עם הגרעון היא לבדוק את המנוחה שלנו. הסכנה הגדולה של ה"גרעון האנרגטי" היא בכך שאנחנו מרגישים כי אין לנו זכות מוסרית לנוח. מאידך, אנחנו מרגישים מאוד מותשים ועייפים, ולכן מנצלים כל רגע להפסקה קטנה. בדיקה מדוקדקת של דף המעקב יכולה לגלות שאנחנו מקדישים שעות ארוכות לשיחות מיותרות עם אנשים שלא מעניינים אותנו, קריאת חומרים באינטרנט שלא נשארים לנו בזיכרון, שאר פעילויות מיותרות שיוצרות אצלנו אשליה של מנוחה, אך בספו של דבר לא מאפשרות לנו לנוח.
כשאנחנו עייפים מבחינה נפשית, אנחנו נוטים לדחות את רגע תחילת הפעילות ע"י עיסוק בדברים קטנים ומיותרים לחלוטין בניסיון לא מודע להרוויח עוד קצת מנוחה. בסופו של דבר אנחנו מספיקים עוד פחות ונכנסים למבוי סתום. הפתרון היחיד הוא להקדיש בצורה מודעת זמן סביר למנוחה אמיתית. ומנוחה אמיתית תמיד כוללת שינוי אווירה וטיב הפעילות: מעבר מפעילות אינטלקטואלית לפעילות פיזית, יציאה מהבית או מהמשרד וכו'. שעה של מנוחה מסודרת ומודעת יכולה לחסוך שעות רבות של הפסקות מיותרות ומתישות עוד יותר.