אתם פשוט מבזבזים יותר זמן על הפעילות. זה אולי נשמע פרדוכסלי, אבל הדרך לשפר את התוצאות וגם את איכות החיים היא לצמצם את שעות העבודה ולייעל את השעות הנותרות. ישנן 5 צעדים עיקרים שעליכם לעשות.
1. הגבילו את רשימת המשימות היומיות. במקום לנסות לתכנן כל דקה ולדחוס כמה שיותר משימות לרשימה לא מציאותית, תגבילו את מספר המשימות ליום אחד. תשתדלו להגביל את מספר הפעולות העיקריות של אותו יום ל-3 בלבד.
זה אולי מותיר אתכם עם רשימה קצרה מדי של משימות, אבל יהיו בה רק משימות חשובות ואלה שאתם בטוח תבצעו. במידה ויישאר לכם זמן, תמיד תמצאו מה לעשות עוד, אבל המשימות הנוספות האלה יתבצעו כבר בסוף יום העבודה ומתוך הרגשה שהמשימות העיקריות כבר מולאו.
אם אתם מתקשים להגדיר כל פעם 3 משימות בלבד, תרכיבו רשימה גדולה של כל המשימות, וכל ערב תעבירו ממנה 3 משימות ליום למחרת.
2. תמדדו את התוצאות ולא את הזמן. האנשים רגילים למדוד את העבודה שלהם בשעות העבודה, וכך נוצרת התחושה שמי שעבד הרבה גם עשה הרבה. בפועל הדבר הזה רחוק מלשקף את המציאות.
גם כשאתם מגדירים משימות, תגדירו תוצאות ולא את הזמן. אל תפנו שעה לעבודה עם המיילים, תגידו לעצמכם שכעת תענו ל-5 לקוחות.
3. תגדירו כיצד אתם מתחילים את יום העבודה. תחילת יום עבודה זה הזמן היקר והמסוכן ביותר. יש עדיין את התחושה שהיום רק התחיל ועוד נספיק לעשות את הכול.
כך יוצא שבלי לשים לב אתם מבזבזים את השעות היעילות ביותר על קפה, פטפוטים ורשתות חברתיות. תחילה מידית של העבודה אחרי הכניסה למשרד מסוגלת לייעל מאוד את היום כולו.
4. תגדירו כיצד אתם מסיימים את יום העבודה. חשוב לדעת לא רק להתחיל לעבוד, אלא גם לסיים. כשיש לכם שעה קבועה ובלתי מעורערת לסיום יום העבודה, אתם לא מתפתים למשוך את המשימות, ובלית ברירה מוצאים את בהדרך לסיים את הכול בזמן.
ואם אתם בכל זאת לא מספיקים? בעזיבת הפרויקט בשלב טוב יש יתרון מובהק. יום למחרת, כשאתם באים לסיים את העבודה, אתם יודעים היטב מה לעשות. ודווקא הצורך להמשיך במשימה שאתמול כבר נכנסה למבוי סתום מוביל לדחיינות ופוגע ביעילות.
5. חפשו איפה אתם מבזבזים את הזמן. מספיק במשך כמה ימים לרשום בקפדנות את כל מה שאתם עושים, תוך ציון הזמן שהוקדש לכל הדברים הקטנים כמו שיחות טלפון מיותרות, גלישה באינטרנט, הפסקות קפה וכו'.
אחרי מספר ימים תופתעו לגלות כמה זמן אתם באמת מבזבזים על הדברים המיותרים האלה, ובסופו של דבר לא מספיקים את הדברים שחשובים לכם.
]]>
