חברות וארגונים רבים יכולים להתפתח, לצמוח ולהגיע לשווקים חדשים באמצעות תקינה מתאימה. הבחירה בתקן המתאים, תהליך ההטמעה של השינויים הדרושים בארגון והליך קבלת התקן המיוחל דורשים מהארגון משאבים והשקעה לא מעטים, וחשוב לבצעם בצורה מסודרת, מקצועית ויסודית. על כן, אין זה מפתיע לגלות כי ארגונים רבים בוחרים להיעזר באנשי מקצוע המתמחים בתחום התקינה, שיסייעו להם לצלוח את התהליך ביתר קלות ומהירות.
על מנת לעזור לכם להתחיל בתהליך התקינה לארגון שלכם, סיכמנו בעבורכם את שלבי התהליך, תוך התייחסות לכמה תקנים חשובים שכדאי שתכירו.
היכרות עם הארגון שלכם
השלב הראשון בתהליך התקינה הוא ביצוע היכרות מעמיקה עם הארגון, עם תהליכי העבודה שבו, נהלי העבודה המיושמים בו ועוד ועוד. כל אלו יסייעו לגבש את ההחלטה על התקן המתאים ליישום בארגון ועל הצעדים הנדרשים על מנת לקבל אותו.
הבחירה בתקן המתאים לארגון צריכה להתבסס על תחום העיסוק שלו, על המוצרים שהוא מייצר, על תהליכי הייצור שלו וגם על השווקים והלקוחות שאליהם הוא פונה. לצד תקנים כלליים, המתאימים כמעט לכל ארגון, ישנם תקנים ספציפיים יותר, המיועדים לארגונים המייצרים מוצרים מסוגים מסוימים. לארגונים וחברות בתחום המזון מן החי, למשל, מתאים תקן haccp, המהווה תנאי הכרחי לקבלת רישיון יצרן ממשרד הבריאות הישראלי.
לאחר שהוחלט איזה תקן מבקש הארגון להשיג, ניתן לאבחן ולאפיין לעומק את תהליכי העבודה בארגון ולקבוע תוכנית עבודה ולוחות זמנים לפרויקט של השגת התקן.
הטמעת השינויים בארגון שלכם
השלב השני בתהליך התקינה הוא הטמעה של דרישות התקן בארגון שלכם, וחשוב להדגיש כי הוא משתנה מתקן לתקן. לכל תקן יש דרישות ותנאים משלו, ונדרשות בדיקות והנחיות שונות על מנת להביא את הארגון למצב שהוא יעמוד בכל אחד מהם.
חברת נקסטפ, המתמחה בתקינה לארגונים וחברות, מבצעת בשלב זה מגוון בדיקות ופעולות שאת חלקם חשוב שתבצעו בעבור תקנים שונים: הדרכות עובדים, סקרי סיכונים וסקרי שביעות רצון ללקוחות, בניית תרשימי זרימה מפורטים של תהליכי העבודה, בקרות איכות לספקים, כתיבת נהלים והוראות עבודה ותיקופם, איתור נקודות בקרה קריטיות ועוד.
בהקשר זה כדאי למנות שני תקנים חשובים שארגונים רבים יכולים, וכדאי להם, להשיג. תקנים אלו דורשים כתיבת נהלים מסודרים והוראות עבודה מפורטות המסדירים את כל פעילות הארגון ומבטיחים כי בצמתים הקריטיים לא יהיו תקלות משמעותיות. תקן ISO 9001 הוא תקן בינלאומי לניהול איכות והוא רלוונטי כמעט לכל סוגי הארגונים המבקשים לעבוד ברמת איכות בינלאומית. התקן השני הוא ISO 27001 לניהול אבטחת מידע בארגונים, וגם הוא מיועד למגוון רחב של ארגונים המבקשים להבטיח כי המידע בארגון יהיה מוגן ובטוח מהתקפות זדוניות, דליפה או כל פגיעה אחרת. שני התקנים הללו מהווים תנאי להענקת שירותים מסוימים למשרדי הממשלה.
מבדק חיצוני לארגון שלכם
לאחר סיום תהליך הטמעת הנהלים החדשים בארגון, כדאי לערוך בדיקות הכנה פנימיות ולוודא כי אכן הכול עומד בתנאים. כעת ניתן לגשת למבדק חיצוני שעורך מכון ההתעדה הרלוונטי, ואם אכן עשינו הכול כמו שצריך – יונפקו לארגון התעודות המתאימות.
חשוב לזכור כי התהליך שעבר הארגון עד לשלב זה הכין אותו להמשיך ולעמוד בתנאי התקן גם בעתיד, וכך אכן צריך להיות. כך, למשל, במקרה של התקן לניהול סביבתי ISO 14001, שיישומו המיטבי בארגון מבטיח עמידה בתקנות איכות הסביבה ובדרישות החוק. לא התקן הוא זה שמגן על הארגון מפני קנסות ועונשים, אלא קיום ההנחיות הנובעות ממנו בצורה קבועה ויציבה הוא שמגן עליו.
על כן, כדאי לארגון להמשיך ולנטר את תהליכי העבודה לאורך זמן ולוודא כי השינויים אכן הוטמעו היטב. ניתן, למשל, לערוך בדיקות סמויות או גלויות, לדבר עם העובדים ועם הלקוחות, ובכל הנוגע לאבטחת מידע, אף לבצע מבדקי חדירה המדמים תקיפה על מערכות המחשוב של הארגון במטרה לאתר פרצות אבטחה וסיכונים אפשריים.
תקנים הם דרך נפלאה בעבור ארגונים לשפר את תהליכי העבודה שלהם, להביא לייעול תהליכים ולמנוע בזבוז משאבים, להגן על המידע שלהם, להבטיח את תקינות מוצריהם ואת בטיחות עובדיהם ואפילו לפתוח בפניהם שווקים חדשים. על מנת להצליח בתהליך, חשוב לבצעו ביסודיות ובמיומנות, ואנשי מקצוע מנוסים בתחום בהחלט יכולים לסייע לכם בכך.