בפולין, רומניה, מולדובה והונגריה, הושלמו ההכנות לקראת ראש השנה והחגים הבעל"ט בכדי להבטיח שאלפי הפליטים היהודים מאוקראינה, יוכלו להתפלל ולחגוג כיאות את החגים כיאות.
המערך הלוגיסטי הושלם בידי הרבנים הראשיים וראשי המוסדות - בסיוע 'הקרן הבינלאומית לסיוע לפליטי אוקראינה' של 'ועידת רבני אירופה'.
במסגרת ההכנות, הכינו בתי כנסת ומקומות תפילה, גויסו בעלי תפילה, נרכשו מחזורים עם תרגום, הוכשרו מלונות והועברו טונות מזון כדי שלא ישאר פליט אחד ללא מקום תפילה וסעודות החג.
נשיא הועידה הגאון רבי פנחס גולדשמידט, קרא לכל קהילות ישראל להרבות בתפילה ובתחנונים על קהילות הקודש ברוסיה ואוקראינה.
במכתבו לרבנים ולקהילות הקודש כותב הגר"פ גולדשמידט כי "בשעה ששורות אלה נכתבות רב הנסתר על הגלוי ואיננו יודעים מה יולד יום והשפעת המלחמה הנוראה על אחינו בני ישראל בקהילות הקודש ברוסיה ובאוקראינה. ובשעה ששערי שמיים פתוחים לתחינת עמו ישראל לקראת יום הדין שבו ייכתבון ולקראת יום צום הכיפורים שבו ניחתם נישא כפינו לבורא עולם שיכתבנו ויחתמנו לחיים טובים ולשלום ולשלוות נפש וגוף".
בפולי,ן הוסדרו מקומות תפילה וסעודות חג משותפות לכ-1,500 פליטים. רבה של פולין וחבר הועדה המתמדת של הועידה הרב מרדכי שודריך, נעזר בצוות רבנים וכלי קודש דוברי אוקראינית שמסייעים בתרגום עבור הפליטים.
בקהילת 'תקווה' המונה למעלה מ-1,200 איש מהעיר אודסה אוקראינה שנקלטה בעיר נפטון שבדרום מזרח רומניה, הוכנו מקומות תפילה לכל בני הקהילה על נשיהן וטפם. מרבית בני הקהילה יתפללו במנין אחד גדול ויסעדו יחד את ארוחות החג. מי שאמונים על ההכנות ועל הקמת כל המוסדות מחדש בעיר הם רבה של אודסה וסגן יו"ר הועדה המתמדת ראש מוסדות 'תקוה': הרה"ג רבי שלמה בקשט ושותפו יד ימינו חבר הועדה המתמדת הרב רפאל קרוסקל.
הגר"ש בקשט מוסר: "בימים הנוראים אשמש כשליח הציבור בתפילת המוסף. כמי שחווה את טלטלות השנה האחרונה ואימת ההפגזות. היום הרבה יותר עמוקה בי תחושת העראיות, הזמניות, כמה הקרקע שתחת רגלינו היא רק ג'לי. אתה מפנים עד כמה אתה משול כחרס הנשבר, כחציר יבש וכציץ נובל כצל עובר וכענן כלה, כרוח נושבת וכאבק פורח וכחלום יעוף. אפילו החלום הגדול שלנו עף, ואנחנו ממשיכים אותו במקום אחר".
כל שאבקש בשמם של כולם; "עשה למען שמך וקדש את שמך על מקדישי שמך, בעבור כבוד שמך" ועזור לנו להמשיך ולהרבות תורה כדי שנוכל "לקדש את שמך בעולם כשם שמקדישים אותו בשמי מרום"... ואם אבכה, אז שומע קול בכיות ישים דמעותינו באדו להיות ויצילנו מכל גזירות קשות אכזריות", אמר הרב בקשט.
גם במולדובה, המשמשת כמדינת מעבר עבור הפליטים, הושלמו ההכנות לקליטת הפליטים עימם יתפללו ויסעדו הרבנים והמתנדבים. 'ועידת רבני אירופה' מסייעת לקהילה היהודית של 'אגודת ישראל' ולקהילה היהודית הכללית, בכדי לאפשר להם להתפלל ולחגוג את שמחת החג עבור למעלה מ-1,000 פליטים יהודים.
רבה של מולדובה הרה"ג רבי פנחס זלצמן אמר: "לראשונה מזה שנים רבות יתקיימו בקישינב שבמולדובה ארבעה מנייני תפילה בעיר, בבתי כנסת קיימים ובמלון שהוכשר".
בבודפשט שבהונגריה ובערים וינה ומינכן שבאוסטריה ובגרמניה השלימו הקהילות בסיוע הקרן הבינלאומית את כל ההכנות לקליטת הפליטים. הוכנו מקומות תפילה. לפליטים חולקו מחזורי תפילה מתורגמים והוכשרו מקומות לינה וסעודות.
יצוין, כי לצד מאמצי הסיוע לקראת החגים, ממשיכה הועידה לסייע לקהילות במערך הסיוע הכללי לקליטת הפליטים מאוקראינה בקהילות יהודיות ברחבי אירופה, בכדי שיזכו למשכן קבע לאחר שנעקרו מביתם. לפעילות זו נרשמה הצלחה רבה ונמצאו פתרונות רבים ארוכי טווח לפליטים.
ראש מטה נשיא הועידה המפקח על מאמצי הסיוע של הועידה מר גדי גרוניך אמר כי 'ועידת רבני אירופה' פעלה ללא לאות בכדי להבטיח שאף פליט לא יישאר ללא בית כנסת או רעב בימים הנוראים והחגים הבאים עלינו לטובה. 'הפעלנו מערכת לוגיסטית חסרת תקדים, וכאן המקום להודות לזרועות הממשלות לרבני ולאנשי הקהילות על העזרה, בכדי שלכולם תהיה אפשרות לחגוג את החגים כהלכתם. אנו עושים כל שביכולתנו בכדי להעניק רשת של ביטחון ותמיכה לאלפי הפליטים ברחבי היבשת, פיזית ורוחנית, כזו שתיתן להם יציבות לטווח הארוך'.
