כשאתם עומדים לרכוש מדפסת לעסק עליכם לקבל מספר החלטות: רמת הטכנולוגיה והתפקוד המתאימה ביותר לעסק שלכם, מגבלות התקציב שלכם, המדפסת היעילה ביותר לכמות ההדפסות שמאפיינת את העסק שלכם, תכונות נוספות של המדפסת שבהן תוכלו להיעזר היום ובעתיד.
זכרו לבדוק לא רק את עלות המדפסת עצמה, אלא גם את העלויות השוטפות שעלולות לחרוג מגבולות התקציב לרכישת המדפסת ולהפעלתה.
המדפסת הזולה ביותר לעבודה
לפני שאתם מתחייבים לקנות את המדפסת הזולה ביותר שתוכלו למצוא, חשוב לבחון מה זה באמת "זול" ומדוע המדפסת הזולה ביותר, לא באמת יכולה להיות הזולה ביותר.
המודל העסקי שמשמש את רוב ספקי המדפסות עובד כך שככול שעלות המדפסת נמוכה יותר, כך העלויות של הדיו או הטונר הן גבוהות יותר. כתוצאה מכך מי שיכול ליהנות ממדפסת בעלות נמוכה ומחומרים מתכלים בעלות גבוהה הם אלה שמדפיסים מעט מאוד, ובכך מאריכים את משך הזמן שבין החלפות הדיו.
לכן, כדי להימנע מהפתעות לא נעימות מאוחר יותר – אם אתם מדפיסים כמויות גדולות של חומר, כדאי לבדוק את עלויות הדיו או הטונר לפני שאתם רוכשים מדפסת משולבת או רגילה.
הטכנולוגיה שמפעילה את המדפסת
- מדפסת לייזר והזרקת דיו – שחור לבן
היום, הבסיס הטכנולוגי של המדפסות הוא פחות בעייתי מכפי שאתם חושבים, בגלל צמצום ההבדלים מבחינת מהירות ההדפסה ואיכות הפלט. יחד עם זאת, מדפסת הזרקת דיו אטית יותר ממדפסת הלייזר.
אם העסק שלכם מדפיס בדרך כלל מסמכים בעלי גרפיקה שכוללת לא יותר מאשר לוגו או כמה קווים – אזי מדפסת לייזר בשחור לבן אמורה להתאים לכם, בעיקר בגלל שעלות החומרים המתכלים למדפסות אלה נוטה להיות הזולה ביותר בשוק.
- מדפסת לייזר והזרקת דיו – צבעוניות
מדפסות הלייזר הצבעוניות נראות אולי כמו הצעד האבולוציוני הטבעי הבא בהשוואה לדגמי המדפסות בצבע אחד, אבל המעבר מתרחש באטיות רבה. הסיבה העיקרית לכך היא שגם מדפסת הצבע עצמה עולה יותר וכך גם החומרים המתכלים. כתוצאה מכך עסקים חייבים לנהל בתשומת לב את כל הגישה של העובדים להדפסות בצבע, כדי למנוע שימוש יתר או שימוש לרעה.
בנוסף, רוב מדפסות הלייזר הצבעוניות מתקשות להדפיס תמונות צבעוניות חלקות באותה איכות שמפיקה מדפסת הזרקת דיו. גמישות המדיה היא נקודה נוספת שצריך לקחת בחשבון כי חלק מהדגמים של הזרקת דיו מאפשרים להדפיס גם על חומרים שאינם נייר, כמו הדפסה על בד.
התאמת המדפסת לגודל ולנפח המשרד
מהי כמות ההדפסות שאתם מדפיסים – כמה גיליונות ביום, עשרות או מאות? האם רק אתם תדפיסו או שגם עובדים אחרים ישתמשו במכונה? כדי לא להיתקע עם מדפסת שהיא פחות מדי, או יותר מדי, משוכללת – אתם חייבים להכין לעצמכם רשימה של התכונות הרלוונטיות לצרכים שלכם, לפני בחירת המדפסת.
- בחרו במדפסת אישית – הזרקת דיו או לייזר – רק אם אתם המשתמשים היחידים בה, ואם אתם לא מתכננים להדפיס יותר מכמה עשרות עמודים ביום. המכשיר יהיה איטי, לא יהיו בו תכונות שימושיות נוספות כמו הדפסה דו צדדית אוטומטית, וסביר להניח שהחומר המתכלה יהיה יקר.
- בחרו במדפסת עם חיבור לרשת אלחוטית אם מספר אנשים ישתמשו בה. אמנם, USB הוא סוג החיבור הטיפוסי למדפסת, אבל, עם הפנים לעתיד, כדאי בכול זאת לבחור במדפסת שמצוידת בחיבור לתקשורת אלחוטית. מדפסת עם רשת האלחוטית היא שימושית לקבוצות עבודה קטנות, אבל מהירות המדפסת ואמינותה משתנות ממדפסת למדפסת.
- בחרו במדפסת משולבת (שכוללת גם צילום, סריקה ופקס) כדי לחסוך רכישת מספר מכשירים בנפרד ולחסוך מקום במשרד.